Burada ki anlatım Wolvox programı ve şahsi çalışmalarım üzerinden olacaktır, sizde kullandığınız programın sağladığı imkanlar dairesinde aşağıda ki aşamaları uygulayabilirsiniz.
Bu makale biraz uzun olacağı için ilk başta okumaktan geri durabilirsiniz, ama tahsilat yapma konusunda size yardımcı olacağından emin olun. ERP sistemleri ile tanışmamış olan firmalarda tahsilat aşamaları her zaman düzgün olmaya bilir, bu sebeple ortalama çıkaracak olursak her ay kazançta %10 oranında tahsilat yapılamadığı görülür. Nakit akışının önemini bir çoğumuz biliyoruz, nakit akışı sağlayamadığınız bir firmada satışın kuvvetli olması bir anlam ifade etmeyecektir.
Yukarıda ki algoritma firmaların olmazsa olmaz akış şemalarını ifade ediyor. Bazı iş yerlerinde “Üretim” aşaması olmaya bilir, bu durumda üretim aşamasını stok olarak görebiliriz. Biz burada makale konumuz olan tahsilat aşamasını derinleştireceğiz. Konumuzu iki bölüm ve bir kaç aşama olarak işleyeceğiz, hadi başlayalım.
1. Bölüm – Tahsilata Hazırlık
1.Müşteri Tiplerini Belirleyin ve Gruplandırın
Tahsilat konusunda her firma aynı tavrı sergileyemez, bazı insanlar geç ödemeyi bir düstur haline getirmiş olabilir. Bu gibi durumları göz önünde bulundurarak müşterilerinizi gruplandırın. Ben Ödeyenler, Erteleyenler, Ödeme Yapmayanlar, Mahkemedekiler, Ulaşılamayanlar şeklinde bir gruplandırma yaptım. Bu gruplandırmayı Finans Yönetimi>Raporlar>Bakiye Raporları>Hareketli Bakiyeler Listesi ekranında, Filtreleme Kriterlerinden Aralıklar>Bakiye Türü=Borç, KPB Bakiyesi=Bakiyesi Olanları Göster kriterlerini girerek filtrelemeyelim. Çıkan listesi Sağ Tık>Aktar>Excele Formatlı Aktar komutu ile Excel dosyasında açıyorum. Excele aktardığım veriyi düzenleyerek filtreleme uyguluyorum ve ay bazında ödeme yapmayan firmaları listeliyorum. Bu listeleme de siz kendi kriterlerinize göre carileri gruplandırınız, Örneğin;
-Ödeyenler: 1-30 gün arası ödeme yapanlar
-Erteleyenler; 1-2 ay gecikmiş borçlar
-Ödeme yapmayanlar: 3-4 ay gecikmiş borçlar
-Mahkemedekiler: 5-6 ay ödeme yapmayanlar
-Ulaşılamayanlar: Borcunun süresi fark etmez bilgilerinde bulunan iletişim numaralarına ulaşılamayanlar.
2. Ödenmesi Gereken Bakiyeleri Listeleyin
Müşteri tiplerimizi ödememe süresine göre sürelerine göre gruplandırmıştık, burada ise bakiyelerine göre ikinci bir gruplandırma yapacağız. Çıkan bakiyeler listesine göre de en yüksek ve en düşün alacak oranını bulduktan sonra limitlerimizi belirleyebiliriz. Aşağıda ki ekran görüntüsünde işlemler gösterilmektedir;
Excel dosyasında yaptığım işlemler;
Toplam: =TOPLA(D3:D10)
Ortalama Üst: =TOPLA(D3:D10)/8
Ortalama Alt: =TOPLA(D3:D10)/16
En Yüksek: =MAK(D3:D10)
En Düşük: =MIN(D3:D10)
Bakiyeye Göre Gruplandırma: =EĞER(D3<9000;”9 Bin Altı”;EĞER(VE(D3>=9000;D3<18000);”18-9 Bin Arası”;”18 Bin Üstü”))
Burada anlatılanları derinleştirmek konuyu bağlamından koparacağı için pek girmiyorum, ama yorumda sorabilirsiniz.
Bu gruplandırmayı yapmamız yol haritamızın belirlenmesini sağladı. Artık bakiyelerimizi ve müşterilerimizi baz alarak tahsilat yapabiliriz, burada belirlediğimiz iki yöntem ile yola çıkabiliriz. Firmamızda uygulayabileceğiniz adımları belirleyerek ister Müşteri Gruplarına göre ister Bakiye Gruplarına göre hareket edebilirsiniz.
2. Bölüm – Tahsilat Başlama
1. Tahsilat Yöntemlerinizi Belirleyin
Müşterilerin ödeme yapabilmesi için gerekli olan yöntemleri belirleyiniz. Alacak tahsil ederken bu yöntemler önemlidir ve her birinin firma bünyesinde bulunması faydanıza olacaktır. EFT/Havale, Pos, Nakit, Çek, Senet vs. ödeme yöntemi olarak listelenebilir.
2. Tahsilat Önerileri
Burada adım adım tahsilatımızın hangi aşamalardan geçirilerek yapılabileceğini anlatacağız. Borçlu olan kişiye karşı davranışımızda çok titiz davranmamız gerektiğinden bahsetmiyorum bile, çünkü hitap ettiğimiz kişi ödememe konusunda inat yapabilir ve bu da tahsilatın zorlaşması demektir.
a) Hitap/Diksiyon ile ilk görüşme
“Güzel söz yılanı deliğinden çıkarır” sözü yavana atılmayacak derecede önemlidir. Hitabınızın düzgün ve ikna edici olması gerekmektedir. Burada ki videodan esinlenerek bu konuda gerekli bilgiyi temin edebilirsiniz.
b) Adres Ziyareti
Müşterinizin Cari bilgilerinde bulunan adresine giderek yüz yüze görüşebilirsiniz. Eğer tahsilat yapacağınız firma çok ise bölgelere ayırıp her gün bir bölgeyi ziyaret edebilirsiniz.
c) Kredi Kartına Taksit Teklifi
Birinci ve ikinci aşamada başarılı olamadıysanız taksit teklifi ile tahsilat yapabilirsiniz. Bu öneri borçlu kişiye güzel gelecek ve muhtemelen kabul edecektir.
d) Toplu Ödeme İskontosu
Küçük bakiyeler için bu adımın uygulanması doğru olmayabilir, ama büyük bakiyeler için faydalı olacaktır. 20.000 TL alacak için 200 TL indirim yapmak pekte zor olmasa gerek.
e) İhtarname/Yasal Yollar
Yukarıda anlatılan yolları denediğiniz halde müşteriniz hala ödeme yapmıyorsa gönül rahatlığı ile yasal yollara başvurabilirsiniz.
3. Önlem Alma
Ödeme yapmamayı kendine huy edinmiş müşterileriniz için Wolvox programında carisini satışa kapatabilirsiniz. Bu işlemi nasıl yapacağınızı burada anlatmıştık.
Adımlarımızı teker teker özetleyecek olursak;
Bir sonra ki makalede görüşmek üzere. Yorum yapmanızın makaleye katkıda bulunacağını unutmayın 😉